Документооборот на мебельном п/я
- Основная проблема, это - отсутствие "фирменных" стандартов на оформление тех или иных документов;
Quoteп/я нанимает человека тот работает как он "привык", оформляет бумаги как "привык" и т.п., потом фирма расстаётся с человеком и на его место берут другого человека с его "привычками" он уже по своему оформляет те же самые бумаги.
Проблема решается созданием инструкций какие бумаги и кто должен создавать, как и куда сохранять, как называть.
Например: порядок присвоения номенклатуры, список документов не обходимых для ввода нового изделия в производство.
При каждом "чп", нужно разобраться почему оно произошло - или отступили от инструкции или нет такого в инструкциях, соответственно нужно создать новую инструкцию, чтобы "ошибка" не возникла повторно.
Так шаг за шагом будут побеждены все "возможности" ошибок, да и при найме нового сотрудника его будет проще ввести в курс дела.
Должно быть строго регламентировано какие файлы должны быть "приписаны" к изделию.
Также нужно добиватся того чтоб файлы из "специализированного" софта (например из раскроя Cutting) можно было "читать" без этого софта (он веть не на всех машинах есть) - хорошим решением тут является установка в систему "виртуального принтера" (например PDFCreator) - который позволит "распечатать" файл в .pdf формат, а уж его то каждый сможет открыть
- Следующая известная всем проблема, это - отсутствие шаблонов "типовых" документов;
Quoteпредыдущий конструктор (например) составляя сметы писал - "минификс", а до него писали "стяжка эксцентриковая", а у кладовщика уже возникнет вопрос.
Чтоб такого не было я использую "шаблоны" как Excel`я так и Word`a.
То есть создавая новый документ на п/я его создают из шаблона, при обнаружении "ошибок" либо же при расширение ассортимента (например фурнитуры) исправляют шаблон - это тоже уменьшает возможности ошибиться, и ускоряет работу.
- Дальше, это - исправления;
Quoteна любом п/я в изделия (речь идёт о серийных п/я) зачастую вносятся изменения как в конструкцию, так и в фурнитуру, и если документооборот п/я не "документирован", часто случается что в одном документе исправили, а в куче других забыли - так возникают разночтения. Потом сотрудник сменился, а новеньких естественно не знает об этих правках и ошибки идут по новому кругу.
Один из способов бороться с этим "сетевая папка" - общая, что бы не было сорокнадцать локальных копий одних и тех же файлов на разных компьютерах в сети. Тогда исправив файл все сотрудники которые им пользуются автоматически будут пользоваться последней версией.
Пример: организации такой сетевой папки.
Не маловажным фактором является - "безопасность" документооборота п/я.
Ни для кого не секрет, что сотрудники будучи уволенными или уходящими по собственной воле "захватывают" с собой "базы" (хоть мебели, хоть клиентов из 1С).
И большинство работодателей совсем не беспокоятся на этот счёт, а зря - веть ушедший сотрудник может уйти к конкуренту или открыть своё дело (примеров тому масса).
Наивно полагать, что пункт в трудовом договоре "о не разглашение" - является защитой ваших интересов, это не так.
Нужно предпринимать технические решения для вашей безопасности, и "пароль" в 1С 7.7 не является таким решением (в интернете тьма информации как его обойти). Самое верное решение "шифрование", даже если сотруднику удастся унести данные домой - он не сможет их прочитать. В windows XP Pro, а также в windows 7, есть встроенные средства шифрования. Очень хорошо работает "доменная" сеть, когда раздачу прав ведет сервер вашего п/я, и вы можете ограничить пользователей (кто может читать, а кто копировать) - обратитесь к вашему Админу, или заведите такого.
Также можно по отключать на машинах USB порты, убрать пишушие приводы. Но всё это "остановит" только слабо "подкованных" пользователей компьютера - более опытные смогут обойти и эти запреты.
Хорошее решение например у bCAD`a - в их ключ встроена автоматическая защита, база созданная с таким ключом абсолютно бесполезна, так как просто не откроется с другим ключом или на пиратке.
